03/11/2016 - 17:24 - atualizado em 09/11/2017 - 10:01

Atualmente, o SEI! UFU possui duas instâncias: treinamento e produção.

Para acessar o ambiente de treinamento, acesse www.sei-treino.ufu.br. Neste caso, o login é feito através de usuários genéricos criados para o ambiente de treino. Sendo assim, utilize as seguintes informações de usuário e senha, disponíveis em caráter provisório:

  • Usuário: servidor1 / Senha: servidor1; ou
  • Usuário: servidor2 / Senha: servidor2; ou
  • Usuário: servidor3 / Senha: servidor3; ou
  • Usuário: servidor4 / Senha: servidor4; ou
  • ...
  • Usuário: servidor20 / Senha: servidor20.

Para acessar o ambiente de produção, o acesso é feito em www.sei.ufu.br/sei. Neste caso, a autenticação de acesso deve ser feita a partir do prefixo do e-mail institucional, ou seja, tudo que vier antes de @ufu.br. A senha é a mesma senha do e-mail.

Lembre-se: o SEI! UFU é acessado somente com e-mail institucional pessoal do formato NOMEDEUSUÁRIO@ufu.br. Caso o servidor não tenha realizado a atualização do email institucional deverá acessar a página do CTI https://www.cti.ufu.br/ e seguir as orientações de atualização do seu email.

 

29/03/2018 - 09:02 - atualizado em 29/03/2018 - 09:03

A funcionalidade de publicação serve para divulgar determinado documento em um veículo de publicação, interno ou externo. Somente documentos gerados no sistema SEI podem ser publicados. 

Perceba que a opção  não aparece antes que o documento seja assinado, conforme a figura:

Dessa forma, edite normalmente o documento. Após a primeira assinatura, o ícone aparecerá, conforme a figura:

Para agendar a publicação, clique no ícone novo. A seguinte tela aparecerá. Os campos “Documento” (número de protocolo do documento),“Tipo” (tipo do documento), “Assinantes” (assinaturas que constam no documento) e “Disponibilização” (data de disponibilização do documento no veículo) são preenchidos automaticamente. O campo “Motivo” define se a ação é de Publicação original ou, no caso de “Publicação Relacionada”, se é uma “Retificação”, “Republicação” ou “Apostilamento”. O campo “Veículo” possui barra de rolagem onde pode ser selecionado um dos veículos de publicação permitidos, configurados no cadastro do tipo de documento. No campo “Resumo”, que é opcional, pode ser preenchido um texto informativo sobre o documento.

Após a publicação, o ícone  aparecerá ao lado do documento na árvore de documentos do processo, conforme a imagem seguinte:

Enquanto a publicação do documento não for confirmada, é possível alterar ou cancelar o agendamento.

Para mais informações, acesse aqui.

29/03/2018 - 09:00 - atualizado em 29/03/2018 - 09:00

A inclusão de novos usuários no SEI (posse e entrada em exercício) bem como as alterações de perfis em razão de mudança de lotação/exercício estão regulamentadas e disponibilizadas na página da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP):

www.progep.ufu.br/procedimento/cadastro-de-servidores-estagiarios-terceirizados-e-fundacionais-para-acesso-ao-sei-e

14/09/2017 - 11:29 - atualizado em 26/03/2018 - 09:22

A inclusão de novos usuários no SEI (posse e entrada em exercício) bem como as alterações de perfis em razão de mudança de lotação/exercício estão regulamentadas e disponibilizadas na página da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP):

www.progep.ufu.br/procedimento/cadastro-de-servidores-estagiarios-terceirizados-e-fundacionais-para-acesso-ao-sei-e

Atenciosamente,

27/09/2017 - 08:17 - atualizado em 27/09/2017 - 08:22

Caso  necessite de um novo tipo de documento realizar solicitação para o canal de atendimento de criaçao de formulários eletrônico seiformularios@ufu.br

Lista de tipos de documentos disponíveis no SEI UFU.

27/09/2017 - 08:06 - atualizado em 27/09/2017 - 08:15
  • Conforme Art. 3º da  Lei nº 12.682/12 combinado com o Art. 12 do Decreto nº 8.539/15 o uso do certificado digital (token) é necessário para autenticar documento digitalizado(scaneado) no âmbito da Instituição.
  • Considerando o Art. 11 do Decreto nº 8.539/15 os documentos enviados eletronicamente pelo interessado não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.
  • O documento nato-digital, definido conforme art. 2º do Decreto 8.539/15 também não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.

Temos observado que 99% dos casos de digitalização de documentos não é necessária. Um dos objetivos do processo eletrônico é eliminar o uso do papel. O certificado digital (token) tem sentido contrário a este propósito.

As boas práticas do processo eletrônico recomenda documentos nato digital, tanto interno como externo, o que dispensa a necessidade de autenticação(token).

O processo de digitalização e autenticação de documento é complexo e tem rito pouco produtivo.

 Pro fim, recomendamos que a sua unidade faça uma análise criteriosa dos procedimentos que demandam a necessidade de digitalização, por conseguinte o uso de certificado digital(token).

Recomendamos também a produção de documentos no próprio SEI através de seu editor, evitando o uso de inclusão de documentos externo, ou seja, documentos da própria instituição produzidos fora do SEI. E caso necessite de um novo tipo de documento enviar solicitação para o canal de atendimento de criação de formulários seiformularios@ufu.br.

24/07/2017 - 10:49 - atualizado em 24/07/2017 - 10:49

No caso de haver necessidade de inclusão de um novo tipo de processo no SEI, o solicitante deverá encaminar uma solicitação ao searq@reito.ufu.br com as seguintes informações:

  • Unidade Responsável
  • Nome e contato do responsável
  • Tipo de processo
  • Descrição do processo

Exemplo:

  • Divisão de Estatísticas e Informações
  • Tel.: 3239-4921/4919 Adriana
  • Matriz de Distribuição de Recursos Outros Custeios e Capital (OCC)
  • Descrição: Matriz que distribui recursos de orçamento e capital para as Unidades Acadêmicas

O Setor de Arquivo (SEARQ) analisará a solicitação podendo solicitar uma reunião para entendimento do tipo de processo com a unidade e seus responsáveis. O setor então concluirá a solicitação indicando o uso de um tipo de processo já existente ou criando um novo no SEI.

24/05/2017 - 09:16 - atualizado em 03/10/2017 - 09:29

Para entendimento sobre o que é processo, no caso de processo documental arquivístico geridos pelo SEI, deve-se seguir tanto a PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 de amplitude para todo o executivo Federal quanto a Portaria 1.042 de 17 de agosto de 2012 com alcance no âmbito do MEC. Assim:

"[Processo administrativo] É o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado e demanda providências administrativas, técnicas ou jurídicas, por meio de despachos, notas, pareceres, cotas, instruções ou outro(s) documento(s)."

Dessa forma, toda e qualquer documentação que se enquadre nestes conceitos devem estar no SEI! UFU. 

27/09/2017 - 20:13 - atualizado em 04/10/2017 - 15:06
Para a confecção de documentos de Malote deve-se selecionar o tipo de processo "SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE" no SEI.
 

Fluxos:

  • Malote Interno

 

  1. Usuário da unidade remetente inicia o tipo de processo "SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE";
  2. Usuário da unidade remetente inclui o tipo de documento "GUIA DE REMESSA INTERNO", informando o destinatário da correspondência. Após a criação do documento o usuário deverá assinar eletronicamente o documento.
  3. Usuário da unidade remetente imprime oo documento "GUIA DE REMESSA INTERNO" e anexa no malote físico a ser enviado.
  4. Usuário da unidade remetente envia o processo (tramita) para a unidade destinatária da correspondência de malote.
  5. Usuário da unidade remetente despacha o malote para a unidade destinatária.
  6. Unidade destinatária recebe o malote físico.
  7. Usuário da unidade destinatária acessa o processo no SEI correspondente e inclui o tipo de documento "RECIBO DE ENTREGA". Após a criação do documento o usuário deverá assinar eletronicamente o documento.
  8. Usuário da unidade destinatária finaliza o processo no SEI.

 

  • Malote Externo

 
  1. Usuário da unidade remetente inicia o tipo de processo "SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA – MALOTE";
  2. Usuário da unidade remetente inclui o tipo de documento "GUIA DE REMESSA EXTERNO". Após a criação do documento o usuário deverá assinar eletronicamente o documento.
  3. Usuário da unidade remetente imprimeo documento "GUIA DE MALOTE EXTERNO" e anexa no malote físico a ser enviado.
  4. Usuário da unidade remetente seleciona a opção "Sobrestar Processo". O termo sobrestar significa interromper o processo até o recebimento do comprovante de recebimento de malote pelo destinatário.
  5. Usuário da unidade remetente despacha o malote para a unidade externa destinatária.
  6. Unidade destinatário recebe o malote físico.
  7. Usuário da unidade destinatária envia o comprovante de recebimento de malote para a UFU.
  8. Usuário do protocolo ou da unidade remetente da UFU pesquisa o processo no SEI e inclui o recibo do malote. Usuário finaliza o processo no SEI.
27/09/2017 - 08:57 - atualizado em 27/09/2017 - 08:57

A digitalização visa a facilitar a busca, o armazenamento e dar celeridade no processamento da documentação. Deve garantir o mínimo de qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do arquivo digital.

Após a digitalização, o documento deve ser submetido ao OCR (Optical Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital, em um documento com dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento é necessário para a recuperação das informações.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e, também, para garantir melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:

a. Cor: monocromático;
b. Resolução: 300 dpi;
c. Opção de reconhecimento de texto (OCR): ativada.

27/02/2018 - 12:20 - atualizado em 27/02/2018 - 12:20

Portarias, Despachos Decisórios, Resoluções e Editais, o qual deve ser publicado devido a sua natureza, devem ser publicados utilizando a ferramenta de Publicação Eletrônica encontrada dentre as ferramentas de documento do SEI. Sua utilização pode ser aprendida neste link.

28/09/2017 - 14:05 - atualizado em 04/10/2017 - 16:38

Tipos de processos relacionados a assunto de interesse pessoal do servidor e aqueles de interesse da comunidade externa poderão ser realizados através de Peticionamento Eletrônico (Usuário Externo).

O Peticionamento Eletrônico de Processos visa garantir a pessoas da comunidade interna e externa da universidade a possibilidade de peticionarem a abertura de um processo eletrônico no sistema, sendo possível anexar documentos quando necessário e acompanhar seu trâmite dentro da Instituição.

Essa petição visa gerar um processo que será encaminhado a unidade responsável por sua deliberação inicial, ou mesmo ao protocolo da instituição, onde um servidor será responsável por dar início à tramitação do processo dentro do Sistema.

Os tipos de processos para peticionameto serão liberados gradativamente após análise da comissão de implantação do SEI. Para solicitação de liberação de novos tipos de processos das unidades para peticionamento, favor enviar email para sei@ufu.br.

Tipos de Processos Liberados:

  • Pessoal: Auxílio Funeral
  • Pessoal: Progressão Docente
  • Pessoal: Promoção Docente