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Como localizar o tipo de processo do seu interesse no ambiente de produção SEI UFU

Sabendo escolher a tipologia dos processos
Bruna Olialwes
28/01/2019 - 14:44 - atualizado em 06/05/2019 - 09:27
Público-alvo: 
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Professor
Técnico Administrativo
Definição: 

Os tipos de processos disponíveis no ambiente de produção SEI UFU decorrem das seguintes normas:
 - Portaria AN/MJ, de 23 setembro de 2011
 - Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Para entender como foram construídos e assim identificar o processo relativo a atividade executada pelo seu setor este manual pode ser verificado e auxiliar na resolução de sua dúvida.
Demais informações podem ser sanadas pelos e-mails: sei@ufu.br e/ou searq@reito.ufu.br

Orientações: 

COMO LOCALIZAR O TIPO DE PROCESSO DE SEU INTERESSE NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO SEI UFU TIPOLOGIAS DOS PROCESSOS SEI UFU

Os tipos de processos disponíveis no sistema SEI UFU decorrem das seguintes normas:

Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - Portaria nº 92 AN/MJ, de 23 setembro de 2011.

Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-meio e Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos as atividade-meio da administração pública - Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Estas normas disciplinam a classificação de todo e qualquer documento ou processo produzido ou recebido pelas unidades acadêmicas ou administrativas desta universidade, ou mesmo pelas instituições a ela vinculada.

Assim, os tipos de processos constantes no ambiente de produção SEI UFU dividem-se, primeiramente, em dois grandes grupos: ÁREA MEIO e ÁREA FIM

Classes

ÁREA MEIO

 

Classes

ÁREA FIM

ADMINISTRAÇÃO GERAL

 

GRADUAÇÃO

STRICTO SENSU

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

 

LATO SENSU

PESQUISA

PESSOAL

 

PROGRAMAS DE PESQUISA

INICIAÇÃO CIENTÍFICA

MATERIAL

 

ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

ENSINO TÉCNICO

PATRIMÔNIO

 

ENSINO FUNDAMENTAL

EDUCAÇÃO FUNDAMENTAL

ORÇAMENTO E FINANÇAS

 

EDUCAÇÃO INFANTIL

EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

 

LATO SENSU

PESQUISA

COMUNICAÇÕES

 

TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA

ÉTICA EM PESQUISA

 

 

EXTENSÃO

PROGRAMAS DE EXTENSÃO

 

 

CURSOS DE EXTENSÃO

EVENTOS DE EXTENSÃO

 

 

DIFUSÃO E DIVULGAÇÃO DA PRODUÇÃO ACADÊMICA

BOLSAS DE EXTENSÃO

 

 

PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

 

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Estes grupos estão ordenados no ambiente de criação de tipos de processos do sistema por ordem alfabética, sendo necessário clicar no botão  para que todos os tipos sejam disponibilizados.

Após a identificação do âmbito de atuação em que o processo será desenvolvido, ou seja, atividade meio ou atividade fim.

Após a identificação da classe à qual o processo se classifica. Exemplo: documento referente a alteração de férias pertence a classe "pessoal"

Deve-se identificar a função a qual o processo será desenvolvido.

PESSOAL

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS

LICENÇA GESTANTE

 

GRADUAÇÃO

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS

BANCAS EXAMINADORAS

 

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

ASSISTÊNCIA TÉCNICA ARQUIVÍSTICA

ASSISTÊNCIA TÉCNICA INFORMÁTICA

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No ato de escolha do tipo de processo é atribuído a este uma classificação decorrente das normas mencionadas, que contém informações relativas ao seu tempo de guarda na instituição, ou seja, o ato da escolha do tipo de processo no SEI atribui a este processo metadados relacionados ao tempo que a instituição deve armazenar e preservar o mesmo, a fim de auxiliar as decisões da administração e resguardar direitos individuais ou coletivos do servidor

No momento da escolha do tipo de processo, a atribuição da classificação facilita as atividades arquivísticas posteriores, como avaliação, seleção, eliminação, transferência, e recolhimento à guarda permanente.

Assim, seguindo as disposições das normas mencionadas, os tipos que estão dispostos no SEI UFU dividem-se em 30 classes principais, sendo 8 classes relacionadas a produção de processos e documentos da área meio, e 22 classes relacionadas as atividades-fim da universidade.

Abaixo, é exposto a divisão destas classes pelo seu âmbito de produção, atividade meio ou atividade fim:

Atividade-meio

É a atividade que auxilia e viabiliza a atividade-fim de um órgão; e é comum a todas as organizações, como compra de equipamentos e de materiais, planejamento do orçamento, gestão de pessoas, etc.;

Administração Geral; Organização e Funcionamento; Pessoal; Material; Patrimônio; Orçamento e Finanças; Documentação e Informação; Comunicações.

Atividade-fim

É o conjunto de atividades que uma instituição desenvolve para o desempenho de suas atribuições específicas, de acordo com a missão e a visão do órgão.

Ensino Superior; Graduação; Stricto Sensu; Lato Sensu; Pesquisa; Programas de Pesquisa; Iniciação Científica; Transferência e Inovação Tecnológica; Ética em Pesquisa; Extensão; Programas de Extensão; Cursos de Extensão; Eventos de Extensão; Prestação de Serviço; Difusão e Divulgação da Produção Acadêmica; Bolsas de Extensão; Educação Básica e Profissional; Educação Infantil; Educação Fundamental; Ensino Fundamental; Ensino Técnico; Assistência Estudantil.

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Completando a identificação do tipo de processo disponível no SEI UFU, cada classe acima apresentada possui uma ou várias subclasses, sendo que a junção entre a classe e subclasse forma no sistema SEI a classificação do processo e assim atribuiu o tempo de guarda na instituição e a sua destinação final, guarda permanente ou eliminação.

Nesse sentido, para identificação do tipo de processo mais adequado à realização de determinada atividade, o usuário do sistema deve seguir os seguintes passos:

Identificar o âmbito de atuação em que o processo está sendo produzido

* Atividade-fim ou Atividade-meio

identificar a classe à qual o processo se classifica:

* Se atividade-fim: Ensino Superior; Graduação; Stricto Sensu; Lato Sensu; Pesquisa; etc.

* Se atividade-meio: Administração Geral; Organização e Funcionamento; Pessoal; etc.

* Verificar conforme a Imagem 3

Identificar a subclasse a qual o processo se encaixa.

Ex:

* A classe "Pessoal" possui as seguintes subclasses:

* Assentamento Individual. Cadastro;

* Incentivo a Qualificação;

* Nomeação;

* etc.;

* A classe "Material" possui as seguintes subclasses:

* "Aquisição por compra de material permanente";

* etc.;

* A classe "Graduação" possui as seguintes subclasses:

* Assentamentos individuais dos Alunos;

* Estágios não obrigatórios;

* etc.;

* A classe "Stricto Sensu" possui as seguintes subclasses:

* Assentamentos individuais dos Alunos;

* Processo de Seleção;

* etc.;

* A classe "Assistência Estudantil" possui as seguintes subclasses:

* Seleção;

* etc.;

Obs.:Nãoé recomendável que durante a execução do processo atribua-se classificação de assunto aos documentos que são produzidos, visto que a classificação atribuída ao documento pode conter informações divergentes das informações sobre o tempo de guarda do processo na universidade.

Abaixo, estão alguns exemplos de identificação do tipo de processo relacionado a atividade realizada na instituição.

Tipo de Processo

Atividade Realizada

Pessoal: Assentamentos Individuais

Documentos e processos sobre a vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos

Pessoal: Aposentadoria

Documentos e processos referentes à aposentadoria dos servidores

Material: Aquisição por compra de material permanente

Documentos e processos de compra de materiais permanentes, tais como: móveis em geral e equipamentos com patrimônio.

Material: Aquisição por compra de material de consumo

Documentos e processos de compra de materiais de consumo (lápis, papel, caneta, carimbo, etc.).

Graduação: Assentamentos individuais dos Alunos

Incluem-se documentos pessoais e documentos acadêmicos do Aluno.

Stricto Sensu: Processo de Seleção

Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas, listas de inclusão e exclusão.

Lato Sensu: Projeto Pedagógico dos Cursos

Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos, contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.

Assistência Estudantil: Seleção

Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.

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O tipo de processo pode auxiliar a recuperação documental, mas conforme citado anteriormente, sua importância está atrelada ao tempo de guarda do processo. Os principais campos destinados a recuperação de documentos são os campos “Especificação", “Interessados” e “Observações desta unidade”. Estes campos, que são abertos ao preenchimento da unidade, devem ser preenchidos conforme padrões estabelecidos pela mesma, afim de que os termos utilizados em suas descrições sejam os termos usados no momento da pesquisa.

Recuperação de Processo e Documentos

Através da ferramenta "Pesquisa" e do módulo "Pesquisa Pública" os processos em andamento, e até mesmo os já encerrados e arquivados, podem ser recuperados. Caso estes processos tenham sido classificados como "Restrito", os interessados podem solicitar as áreas deliberantes, ou seja, as unidades em que o processo foi analisado, o acesso ao teor do mesmo.

Através da ferramenta "Acompanhamento Especial" os processos encerrados e que requeiram consultas freqüentes podem ser agrupados por assunto / atividade e recuperados com mais facilidade.